1. Tổng quan quy trình tại quầy
Một đơn gửi liên tỉnh đi qua bốn bước tại bưu cục gửi, đều do nhân viên quầy thực hiện:
| Bước | Thao tác | Kết quả |
|---|---|---|
| 1 | Tạo đơn — khai người gửi/nhận, hàng hóa, dịch vụ | Đơn ở trạng thái "Chờ xác nhận hàng hóa", cước đã tính |
| 2 | Xác nhận hàng hóa — đối chiếu hàng thực tế | Chốt số kiện, hệ thống sinh mã kiện |
| 3 | Dán nhãn — in và dán nhãn mã vạch từng kiện | Kiện sẵn sàng cho quét mã ở mọi công đoạn sau |
| 4 | Chuyển vận hành — chốt phương án thanh toán | Đơn "Sẵn sàng vận chuyển", vào hàng đợi điều phối tự động |
2. Tạo đơn hàng — từng nhóm thông tin
Vào Điều hành → Đơn hàng → Giao hàng liên tỉnh (/transport/order/intercity-delivery) → Thêm.
2.1 Người gửi / người nhận — nhập số điện thoại trước: khách đã có hồ sơ được nhận diện và điền sẵn thông tin; khách mới sẽ được tạo hồ sơ tự động khi lưu đơn. Địa chỉ người nhận quyết định bưu cục đích (hệ thống gợi ý theo vùng phục vụ).
2.2 Hàng hóa — mỗi dòng một mặt hàng: tên, loại hàng (quyết định bảng giá áp dụng), số lượng kiện, khối lượng, kích thước dài × rộng × cao. Kích thước dùng để tính cân quy đổi thể tích — khai đúng với hàng cồng kềnh để không thất thu (xem chương 02).
2.3 Phương án lấy và giao:
| Lấy hàng | Giao hàng | Hệ quả vận hành |
|---|---|---|
| Khách mang đến bưu cục | Người nhận đến bưu cục nhận | Không phí lấy/giao; đơn giản nhất |
| Lấy tận nơi | — | Cộng phí lấy hàng; sinh yêu cầu lấy hàng cho điều phối (chương 04) |
| — | Giao tận nơi | Cộng phí giao; đến đích sinh yêu cầu giao cho tài xế |
2.4 Thu hộ COD — số tiền thu hộ người gửi tại điểm giao; phí thu hộ tính theo cấu hình dịch vụ gia tăng. 2.5 Bên trả cước — người gửi trả trước hoặc người nhận trả (thu tại đầu nhận). 2.6 Dịch vụ cộng thêm — bảo hiểm, đóng gói... theo danh mục doanh nghiệp đã khai.
3. Xác nhận hàng hóa
Khi hàng thực tế về quầy (khách mang đến, hoặc chuyến lấy hàng bàn giao về), mở chi tiết đơn → Xác nhận hàng hóa:
- Đối chiếu từng mặt hàng với khai báo: cân lại, đo lại nếu cần — sửa trực tiếp trên màn xác nhận, cước tự tính lại;
- Chốt số kiện đóng gói thực tế (một mặt hàng có thể tách nhiều kiện);
- Lưu — hệ thống sinh mã kiện duy nhất cho từng kiện.
Với đơn lấy tận nơi, các kiện đã gom được tạo sẵn từ chuyến lấy hàng; màn xác nhận hiển thị đúng các kiện đó. Trường hợp gom thiếu (khách chưa chuẩn bị đủ), phần thiếu ghi nhận lại — có thể gom bổ sung ở lượt sau hoặc điều chỉnh đơn.
4. Dán nhãn kiện
Chi tiết đơn → In nhãn: mỗi kiện một nhãn gồm mã vạch, tuyến, bưu cục đích. Nhãn là "hộ chiếu" của kiện: chất hàng, dỡ hàng, xử lý kho, giao nhận đều quét mã này — kiện chưa dán nhãn không đi tiếp được các bước sau.
5. Chuyển vận hành và phương án thanh toán
Thao tác Chuyển vận hành trên chi tiết đơn yêu cầu chốt nghĩa vụ thanh toán:
| Phương án | Điều kiện | Diễn biến |
|---|---|---|
| Thu tiền mặt tại quầy | — | Nhập số tiền thu; đơn chuyển "đã thanh toán"; tiền vào phiếu nộp của quầy (chương 07) |
| Ghi công nợ người gửi | Khách gửi có sổ công nợ đang hoạt động và còn hạn mức | Cước ghi vào sổ công nợ, thu theo kỳ; đơn chuyển "công nợ" |
| Người nhận trả | Đã chọn từ lúc tạo đơn | Không thu ở đầu gửi; hệ thống chặn kết thúc trao hàng ở đầu nhận khi chưa thu đủ |
Ngay khi chuyển vận hành, đơn vào hàng đợi điều phối tự động — thông thường được xếp vào chuyến của khung giờ khởi hành gần nhất còn nhận hàng (chương 04).
6. Theo dõi đơn và vòng đời trạng thái
| Giai đoạn | Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Tiếp nhận | Chờ xác nhận hàng hóa | Đơn đã tạo, hàng chưa chốt kiện |
| Tại bưu cục gửi | Đã chốt kiện, chưa chuyển vận hành | |
| Chờ điều phối | Sẵn sàng vận chuyển | Đang chờ gom vào chuyến theo lịch khởi hành |
| Vận chuyển | Đã xếp chuyến | Đã có chuyến, chờ xuất phát |
| Đang vận chuyển | Hàng trên đường | |
| Chờ chuyển tiếp | Đã đến hub trung gian, chờ chặng kế (hành trình nhiều chặng) | |
| Đầu nhận | Tại bưu cục nhận | Hàng đã về đích |
| Chờ khách nhận | Hàng ở khu chờ / kho chờ, đợi người nhận đến | |
| Đang giao | Đã lên chuyến giao tận nơi | |
| Kết thúc | Đã giao | Giao thành công, nghĩa vụ thu đã hoàn tất |
| Đã hủy | Hủy trước khi vận chuyển (kèm hoàn tiền nếu đã thu) | |
| Đã hoàn | Hoàn về người gửi sau giao thất bại (chương 04, mục 6) |
7. Nghiệp vụ điều chỉnh
- Hủy đơn: cho phép tới trước khi đơn lên chuyến; đã thu tiền thì hệ thống ghi nghiệp vụ hoàn;
- Đổi người nhận: cập nhật trên chi tiết đơn; các thông tin không thay đổi (như phương án giao) được giữ nguyên; nghĩa vụ thanh toán và sổ công nợ chuyển theo người nhận mới nếu liên quan;
- Đổi tuyến / điểm đích: hệ thống dựng lại hành trình và tính lại cước chênh lệch;
- Điều chỉnh sau xác nhận: cần quyền phù hợp; mọi thay đổi lưu vết trong lịch sử đơn.
Hồ sơ khách hàng
Điều hành → Khách hàng (/customer/customer): hồ sơ khách sinh tự động từ đơn hàng (nhận diện theo số điện thoại) hoặc tạo chủ động. Trên hồ sơ: thông tin liên hệ, lịch sử đơn, sổ công nợ (chương 07), và là đích gắn bảng giá riêng (chương 02). Khách doanh nghiệp ký kết dài hạn quản lý kèm Hợp đồng (/contract) và Chứng từ (/customer/document).
8. Câu hỏi thường gặp
Tạo đơn báo "Chưa cấu hình bảng giá"? — Không bảng giá nào khớp loại hàng/tuyến/khách của đơn. Kiểm tra bảng giá mặc định (chương 02, phần chung).
Chuyển vận hành báo "Khách hàng chưa có sổ công nợ đang hoạt động"? — Chọn ghi công nợ nhưng khách chưa được mở sổ. Mở sổ tại Khách hàng → Công nợ (chương 07) rồi thao tác lại, hoặc chuyển sang thu tiền mặt.
Đơn nằm lâu ở "Sẵn sàng vận chuyển"? — Xem cảnh báo điều phối: có thể đã hết khung giờ khởi hành trong ngày (đơn tự đi khung đầu ngày mai) hoặc thiếu phương tiện (chương 04, mục 1).