1. Điều phối tự động theo lịch khởi hành
Trung tâm của điều hành DeliTMS là bộ điều phối tự động làm việc trên lịch khởi hành tuyến (khai ở chương 01). Chu trình với mỗi đơn "Sẵn sàng vận chuyển":
- Chọn khung giờ: khung khởi hành gần nhất của tuyến còn trước giờ chốt nhận hàng (cut-off); các đơn cùng tuyến cùng khung được gom chung một chuyến;
- Kiểm soát sức chứa: giới hạn theo cả lịch tuyến (số kiện/kg/m³ tối đa) và tải trọng thực của phương tiện — hàng vượt phần còn lại tách sang chuyến/khung kế;
- Gán phương tiện và tài xế theo lịch trình: hệ thống xét khả dụng theo khung giờ chứ không theo trạng thái tức thời — một xe vừa chạy khung sáng vẫn được xếp tiếp khung chiều nếu kịp quay vòng; tài xế ưu tiên người được giao xe; tài xế trong kỳ nghỉ phép đã duyệt tự động bị loại;
- Tự học thời gian chạy: thời lượng mỗi tuyến được cập nhật từ lịch sử các chuyến đã hoàn thành, giúp xếp lịch phương tiện ngày càng sát thực tế.
| Tình huống | Hệ thống xử lý | Điều phối viên cần làm |
|---|---|---|
| Hết khung giờ trong ngày mà còn hàng | Đơn xếp vào khung đầu ngày kế tiếp + cảnh báo | Cân nhắc mở chuyến tăng cường ngoài lịch |
| Hết phương tiện/tài xế hợp lệ | Chuyến chờ ở trạng thái kế hoạch; khi có xe rảnh về, hệ thống tự quét gán bổ sung; thông báo "đơn chờ xếp chuyến" | Theo dõi; có thể gán tay xe/tài |
| Đơn phát sinh sau khi chuyến cùng khung đã tạo | Tự ghép bổ sung vào chuyến nếu còn sức chứa và chuyến chưa qua điểm đón | — |
2. Chuyến lấy hàng (pickup)
Điều hành → Yêu cầu lấy hàng: đơn chọn lấy tận nơi sinh yêu cầu tại đây. Điều phối gom các yêu cầu gần nhau thành chuyến lấy hàng (/transport/operation/pickup), gán tài xế — tài xế thực hiện trên ứng dụng (chương 05). Kết quả từng điểm: gom đủ / gom thiếu (ghi rõ phần thiếu) / thất bại (ghi lý do). Hàng về bưu cục được bàn giao vào quy trình xác nhận – dán nhãn của chương 03.
3. Chuyến liên tỉnh (linehaul) — vận hành theo chặng
Chuyến chạy theo hành trình nhiều chặng của tuyến. Trình tự tại từng điểm:
- Điều kiện xuất phát: chuyến có xe + tài xế; tài xế xác nhận kiểm tra phương tiện (kèm ảnh) trước khi được phép chất hàng;
- Chất hàng: quét mã từng kiện lên xe. Kiện không tìm thấy tại bưu cục → lập biên bản thiếu khi chất hàng ngay tại bước quét (chuyển Trung tâm sự cố — chương 09). Chất xong, chuyến ghi nhận xuất phát;
- Đến trạm: kiện đến đích tại trạm được quét dỡ; kiện đi tiếp ở lại trên xe (hệ thống chặn dỡ nhầm kiện còn hành trình phía trước); kiện lẽ ra phải có trên xe nhưng không thấy → biên bản thiếu khi dỡ kèm ảnh khoang xe;
- Xử lý kho đích cho hàng vừa dỡ: trao tại quầy (khách chờ sẵn) hoặc nhập kho chờ — chi tiết chương 06;
- Trạm không có nhiệm vụ: tài xế xác nhận "đi tiếp"; trạm cuối: xử lý kho xong, chuyến hoàn tất — xe và tài xế trở lại quỹ điều phối.
Mô hình xe buýt: chuyến đang chạy vẫn nhận thêm đơn tại các trạm chưa đi qua — điều phối tự ghép khi phù hợp, bảo đảm chuyến không chạy rỗng chiều còn lại.
Hành trình tiếp sức (relay): đơn đi xa hơn điểm cuối chuyến được dỡ tại hub; chuyến kế tiếp (cùng ngày hoặc khung sau) nhận tiếp — trạng thái đơn "Chờ chuyển tiếp" và tự vào hàng đợi điều phối của chặng kế.
4. Trung chuyển (transshipment)
Bưu cục không nằm trên tuyến trục được kết nối bằng chuyến trung chuyển (/transport/operation/transshipment): đưa hàng từ bưu cục vào hub tuyến (hoặc ngược lại) theo từng bước kế hoạch hành trình. Điều phối viên tạo chuyến trung chuyển từ danh sách hàng chờ tại bưu cục, gán xe — tài như chuyến thường.
5. Giao hàng tận nơi (delivery)
Hàng đến bưu cục đích với tùy chọn giao tận nơi sinh yêu cầu giao (/transport/operation/request/delivery/intercity-delivery). Điều phối gom yêu cầu thành chuyến giao, gán tài xế; tài xế giao từng điểm — xác nhận bằng ảnh, thu cước (nếu người nhận trả) và COD.
Giao thất bại: tài xế ghi lý do (khách hẹn lại, không liên lạc được, từ chối nhận...). Hệ thống hỗ trợ giao lại theo lịch hẹn; thất bại quá số lần quy định → khởi động quy trình hoàn hàng: tạo đơn chiều ngược về bưu cục gửi, khi hàng về đến nơi hệ thống nhắc thu các khoản còn nợ của người gửi (cước hoàn, phí phát sinh) trước khi trao lại hàng.
6. Theo dõi hàng về và bảng điều phối
Hàng về bưu cục (/transport/operation/post-office-inbox): nhân viên đầu nhận thấy trước chuyến sắp đến, số kiện, và hai mốc SLA — xử lý khỏi khu tạm và xếp kệ kho — kèm cảnh báo quá hạn. Hỗ trợ tra cứu kiện trên toàn mạng lưới khi khách hỏi hàng đang ở đâu.
Màn hình điều phối liên tỉnh
Vận chuyển → Điều phối liên tỉnh (/transport/operation/linehaul-dispatch) là bàn làm việc của điều phối viên: đơn chờ xếp chuyến theo tuyến, kế hoạch chuyến của các khung giờ, thao tác ghép/tách và mở chuyến tăng cường.
- Chọn nhiều đơn cùng lúc — tích ô đầu dòng các đơn sẵn sàng gán, thanh thao tác hiện ra để điều phối tự động, gán vào chuyến có sẵn hoặc tạo chuyến mới cho cả nhóm.
- Đội xe khả dụng — nút ở góc phải (hoặc trong từng nhóm tuyến) mở bảng xe theo bưu cục, chia ba nhóm: rảnh tại chỗ, rảnh ở bưu cục khác (kèm khoảng cách) và xe đang bận sắp về. Đây cũng là thứ tự hệ thống ưu tiên khi gán tự động; cùng nhóm thì xe chạy ít trong ngày được chọn trước.
- Nguồn gán và hủy gán — mỗi chuyến hiển thị xe được gán tay hay tự động; chuyến chưa khởi hành có nút ✕ để hủy gán, trả xe về quỹ điều phối.
- Chuyến chờ xe — ô chỉ số riêng trên đầu trang, chuyển đỏ khi có chuyến quá giờ khởi hành mà chưa có xe.
Điều phối tự động chuyến gom và chuyến giao
Doanh nghiệp bật/tắt tự động hóa cho từng chặng trong Thiết lập → Cấu hình công ty → tab Vận hành liên tỉnh, mục "Điều phối tự động":
- Tự động điều phối chuyến vận chuyển tuyến — đơn sẵn sàng vận chuyển tự xếp vào chuyến theo tuyến/lịch và tự gán xe khi rảnh (mặc định bật). Tắt để toàn quyền quyết định bằng tay trên bàn điều phối — các nút thao tác vẫn dùng được bình thường;
- Tự động điều phối chuyến gom hàng — yêu cầu lấy hàng tận nơi mới được gom thành chuyến và gán xe/tài ngay, không cần thao tác tay (mặc định tắt);
- Tự động điều phối chuyến giao hàng — yêu cầu giao tận nơi chờ điều phối được xếp chuyến giao tự động (mặc định tắt);
- Tự tạo yêu cầu giao khi hàng về bưu cục đích — đơn đăng ký giao tận nơi khi kiện về đủ bưu cục đích sẽ tự sinh yêu cầu giao, nối liền mạch tuyến → giao hàng (mặc định tắt).
Mỗi chặng độc lập theo mô hình kinh doanh: đơn vị chỉ chạy tuyến giữ mặc định, đơn vị giao nhận trọn gói bật đủ để hàng tự thông suốt ba chặng, đơn vị muốn kiểm soát tay hoàn toàn thì tắt cả bốn.
Giám sát thời gian thực
Ba màn theo dõi tổng thể trong menu Vận chuyển:
- Tổng quan (
/transport) — số liệu ngày: đơn mới, đang vận chuyển, chờ giao, sự cố; - Bản đồ (
/map) — vị trí phương tiện thời gian thực trên bản đồ; - Giám sát (
/monitor) — bảng trạng thái các chuyến đang chạy, cảnh báo lệch lịch. Chi tiết các báo cáo phân tích: chương 12.
7. Câu hỏi thường gặp
Vì sao chuyến đã tạo mà chưa có xe? — Tại thời điểm tạo không còn xe/tài hợp lệ cho khung giờ đó. Hệ thống sẽ tự gán khi có xe rảnh về; cần đi ngay thì gán tay hoặc điều xe từ bưu cục khác.
Ghép đơn vào chuyến báo vượt sức chứa? — Tổng tải kế hoạch vượt trần của lịch tuyến hoặc của xe. Xác nhận vượt tải (nếu thực tế xếp được) hoặc tách đơn sang chuyến kế.
Gán tài xế báo trùng chuyến khác? — Tài xế đã có chuyến trùng khung giờ. Chọn người khác, hoặc điều chỉnh giờ chuyến; chuyến nối tiếp (giờ không đè nhau) được phép gán bình thường.