1. Vai trò và phân quyền
Quản trị hệ thống → Vai trò (/account/role). Quyền tổ chức theo module × hành động (xem / thêm / sửa / xóa / các thao tác nghiệp vụ đặc thù như xác nhận phiếu, đổi trạng thái). Cách làm khuyến nghị:
- Tạo vai trò theo chức danh: Nhân viên bưu cục, Điều phối viên, Thủ kho, Kế toán, Trưởng bộ phận giá, Quản trị viên;
- Mỗi vai trò chỉ tick đúng nhóm quyền phục vụ công việc — bắt đầu hẹp, nới khi có nhu cầu thực;
- Gán vai trò cho tài khoản khi tạo nhân sự (chương 01, mục 4).
Trên màn hình phân quyền chi tiết, các công cụ giúp cấu hình nhanh và an toàn:
- Mẫu phân quyền theo vai — chọn một vai vận hành chuẩn (Trưởng bưu cục, Nhân viên quầy, Điều phối, Vận hành kho, Kế toán, Đội xe, Chăm sóc khách hàng, Chỉ xem) rồi bấm Áp dụng: toàn bộ ô chọn được đặt lại theo bộ quyền chuẩn của vai đó. Hệ thống hỏi xác nhận trước khi đặt lại và chưa lưu — có thể tinh chỉnh thêm rồi mới bấm Lưu phân quyền.
- Ngữ cảnh từng quyền — dưới tên mỗi quyền hiển thị đường dẫn chức năng mà quyền đó mở khóa; với các trang chính còn kèm mô tả nghiệp vụ và biểu tượng ? dẫn thẳng tới trang hướng dẫn tương ứng — trả lời ngay câu hỏi "quyền này dùng cho chức năng nào".
- Bộ đếm theo module — danh sách module bên trái hiển thị đã chọn / tổng từng module, nhìn lướt là biết nhóm quyền đang phủ tới đâu.
- Bảng tóm tắt thời gian thực — cột bên phải cập nhật theo từng ô chọn: tổng quyền đã chọn, số quyền thêm mới / gỡ bỏ so với bản đang lưu và danh sách module liên quan; bấm tên module để nhảy tới nhóm quyền đó. Nút Xem tóm tắt mở bảng tổng hợp đầy đủ trước khi lưu.
2. Phạm vi dữ liệu theo bưu cục làm việc
Song song với quyền chức năng, tài khoản gắn bưu cục làm việc bị giới hạn dữ liệu theo bưu cục: đơn tại quầy, phiếu kho, chuyến xuất phát, hàng về. Tài khoản chủ doanh nghiệp và tài khoản không gắn bưu cục có phạm vi toàn mạng lưới. Doanh nghiệp nhiều chi nhánh nên gán bưu cục cho toàn bộ nhân viên vận hành.
3. Cấu hình công ty
Danh mục → Cấu hình công ty (/masterdata/company-setting) — các nhóm tham số chính:
| Nhóm | Tham số tiêu biểu | Ảnh hưởng |
|---|---|---|
| Hàng hóa & giá | Nhóm khối lượng, hệ số quy đổi thể tích | Khung bậc bảng giá, cân tính cước (chương 02) |
| Đội xe & điều phối | Thời gian dỡ hàng dự kiến; thời lượng chuyến mặc định khi tuyến chưa có lịch sử | Xếp lịch phương tiện, xoay vòng xe (chương 04) |
| Kho | Ngưỡng SLA phiếu nhập / phiếu xuất (phút) | Cảnh báo quá hạn, SLA Dashboard (chương 06) |
| Lương | Chu kỳ lương, ngày chốt, tỷ lệ tài phụ, quy tắc pro-rata lương cứng | Kỳ lương, cách tính (chương 08) |
| Bảo mật | Cho phép đăng nhập nhiều thiết bị (kèm xác minh OTP/2FA khi đăng nhập thiết bị lạ) | Chính sách phiên đăng nhập (chương 01) |
| Ca làm việc | Giới hạn thời gian chấm công vào/ra ca | Chấm công tài xế (chương 05) |
Quản lý tài khoản và thông báo
Quản trị hệ thống → Tài khoản (/account/account): tạo tài khoản nhân viên (email đăng nhập, mật khẩu ban đầu), gán vai trò + bưu cục làm việc, khóa/mở tài khoản. Thông báo (/account/notification): trung tâm thông báo hệ thống gửi tới từng tài khoản (điều phối, sự cố, cảnh báo).
Danh mục nền (master data)
Menu Quản trị hệ thống tập hợp toàn bộ danh mục nền — khai một lần, dùng xuyên suốt nghiệp vụ. Nhóm theo mảng:
| Nhóm | Danh mục |
|---|---|
| Hàng hóa | Loại hàng hóa · Đơn vị hàng hóa · Quy cách đóng gói · Dịch vụ gia tăng |
| Mạng lưới vận tải | Bưu cục · Loại bưu cục · Tuyến giao hàng liên tỉnh · Vùng giá · Đơn vị hành chính · Địa điểm · Điểm dừng · Khu vực giới hạn |
| Đội xe | Loại xe · Hãng xe · Đội xe · Loại thiết bị · Loại nhiên liệu · Trạm nhiên liệu · Quy định đăng kiểm · Trung tâm đăng kiểm · Loại sửa chữa/bảo trì · Nhóm & hạng mục bảo trì · Xưởng/Garage |
| Nhân sự tài xế | Đội lái xe · Hạng bằng lái · Lý do nghỉ phép · Mục đích nhiệm vụ · Lý do SOS |
| Tổ chức & tài chính | Phòng ban · Vị trí/Chức vụ · Lĩnh vực · Nhà cung cấp · Loại nhà cung cấp · Loại chi phí · Loại chứng từ · Loại hợp đồng · Ngân hàng/TCTD |
Các màn danh mục dùng chung một khuôn thao tác: danh sách + Thêm/Sửa/Đổi trạng thái, một số hỗ trợ nhập từ Excel.
4. Khuyến nghị quản trị an toàn
- Tài khoản chủ doanh nghiệp chỉ dùng cho quản trị; tác nghiệp hằng ngày dùng tài khoản nhân viên đúng vai trò;
- Quyền xóa và nhập liệu hàng loạt (import) chỉ giao quản trị viên;
- Thay đổi bảng giá và chính sách lương thực hiện bằng bản mới / phiên bản mới thay vì sửa đè bản đang áp dụng — bảo toàn dữ liệu đối soát;
- Rà soát định kỳ: danh sách tài khoản đang hoạt động, vai trò được gán, nhân sự đã nghỉ việc phải khóa tài khoản.
5. Câu hỏi thường gặp
Nhân viên có quyền nhưng vẫn không thấy dữ liệu? — Kiểm tra phạm vi bưu cục làm việc (mục 2): dữ liệu thuộc bưu cục khác nằm ngoài phạm vi theo thiết kế.
Cấp quyền mới nhưng nhân viên chưa thấy menu? — Yêu cầu đăng xuất/đăng nhập lại để phiên nhận vai trò mới.
Nên có bao nhiêu quản trị viên? — Tối thiểu hai (dự phòng), tối đa theo quy mô nhưng càng ít càng dễ kiểm soát.